Entgeltunterlagen: Wann ist die Unterschrift erforderlich?

Die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern findet heute vielfach online statt. Dies beinhaltet neben Angaben des Arbeitnehmers auch Anträge und Erklärungen. Wie der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zu unterzeichnende Dokumente übermittelt, ist egal. Originale müssen nicht zwingend in den Entgeltunterlagen enthalten sein, entscheidend ist die Unterschrift. Fehlt sie, müssen Arbeitgeber die Konsequenzen tragen.

Sinn und Zweck der Entgeltunterlagen

Die Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung. Die Vorgaben hängen von der versicherungsrechtlichen Behandlung der Beschäftigung ab. Dementsprechend ergeben sich hinsichtlich der Auszeichnungs- und Nachweispflichten unterschiedlich umfangreiche Anforderungen. Die Dokumentationspflichten für geringfügig Beschäftigte sind sogar aufwendiger als die für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte.

Unterstützung durch den Arbeitnehmer erforderlich

Arbeitgeber müssen Beschäftigte melden und den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (inklusive der sonstigen Abgaben) an die jeweilige Einzugsstelle zahlen. Deshalb sind sie verpflichtet, das Versicherungsverhältnis des jeweiligen Arbeitnehmers zu beurteilen, Beiträge (sowie Abgaben) zu berechnen, gegebenenfalls vom Arbeitsentgelt einzubehalten und an die Einzugsstelle abzuführen. Dies geht nur mit Unterstützung des Arbeitnehmers, der wiederum gegenüber dem Arbeitgeber verpflichtet ist, die erforderlichen Angaben zu machen, Nachweise vorzulegen sowie eventuelle Anträge und Erklärungen einzureichen.

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Quelle: Entgeltunterlagen: Wann ist die Unterschrift erforderlich? | Personal | Haufe

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