Praxisbeispiel: Virtuelles Onboarding bei Datev

Plötzlich ging alles ganz schnell. Mitte März zogen drei Viertel der Datev-Belegschaft aufgrund der Corona-Pandemie ins Homeoffice. Darunter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die erst ein paar Tage am neuen Arbeitsplatz verbracht hatten. Weitere kamen hinzu, die von Anfang an am heimischen Schreibtisch saßen. Diese Situation stellte auch das Datev-Team aus der Weiterbildung, das den Onboarding-Prozess verantwortet, vor ganz neue Herausforderungen. Die Personalentwicklung fragte sich: Wie können wir diese neuen Kollegen abholen, ihnen ein Gefühl von Wertschätzung und Gemeinschaft geben, ihnen dabei helfen, ein Netzwerk aufzubauen – ganz ohne persönlichen Kontakt?

“Welcome Day” digital übersetzen

Kurzerhand beschloss das Team, den gesamten Onboarding-Prozess auf virtuelle Plattformen zu heben – auch den “Welcome Day”, bei dem bisher mehrmals im Jahr jeweils 120 bis 150 neue Mitarbeiter im Nürnberger IT-Campus begrüßt wurden. Die ursprünglich geplanten Plenumsvorträge, thematischen Sessions, Info-Stände der Fachbereiche und das Netzwerken in kleinen Gruppen konnte die Datev aber nicht eins zu eins übertragen. Die Personalentwickler mussten ganz neu denken und beispielsweise das Programm entzerren.

Den Anfang machten COO Julia Bangerth und Betriebsratsvorsitzender Peter Bach mit einer Begrüßung – zum ersten Mal aus ihren Homeoffices. Der Austausch gelang intuitiv: Viele Teilnehmer stellten während der Reden über den Chat Fragen – deutlich mehr als zuvor aus dem Publikum im IT-Campus. Die Hürde, sich zu Wort zu melden, war im virtuellen Raum offensichtlich niedriger, das Format wurde dadurch interaktiver. Weil es dennoch schwierig ist, mit über 100 Teilnehmern ein Gemeinschaftsgefühl herzustellen, sollten zum Schluss alle einmal ihre Kamera einschalten, um sich zumindest virtuell zuzuwinken.

Neue virtuelle Räume schaffen

Einige der Online-Sessions im Anschluss wurden in zwei Parts aufgeteilt, es wurden mehr Pausen eingeplant. Kacheln auf einer zentralen Landingpage im Intranet führten die Teilnehmer mit einem Klick in die einzelnen Videokonferenzräume. So konnten die “Neulinge” unkompliziert den Raum wechseln, falls ein Thema doch nicht ihren Vorstellungen entsprach oder sie sich für zwei parallele Sessions interessierten. Statt Info-Ständen gestaltete das Onboarding-Team zudem das Format der “Welcome Talks”: Videokonferenzen, verteilt über die folgenden Monate, in denen interne Experten zu einem Thema informieren und zur Diskussion einladen.

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Quelle: Praxisbeispiel: Virtuelles Onboarding bei Datev | Personal | Haufe

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